Hồ sơ du học Nhật Bản 2025: Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ, dễ đậu visa ngay từ lần đầu

Hồ sơ du học Nhật không chỉ là một bộ giấy tờ đơn thuần. Đó là tấm vé đầu tiên giúp bạn bước qua cánh cổng du học, nơi mà chỉ cần một chi tiết sai lệch nhỏ cũng có thể khiến cả hành trình phải dừng lại.

Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ đúng – đủ – hợp lý – đúng thời điểm chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định việc bạn có được cấp visa hay không. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thiện hồ sơ du học Nhật Bản một cách bài bản, chi tiết và tiết kiệm thời gian nhất, đặc biệt phù hợp với học sinh và phụ huynh lần đầu làm hồ sơ.

I. Hồ sơ du học Nhật Bản gồm những gì?

Dù bạn nộp hồ sơ đi Nhật qua trường tiếng, trường nghề (senmon) hay đại học, thì về cơ bản, bộ hồ sơ du học Nhật luôn gồm 5 nhóm chính: học tập, cá nhân, tài chính, hồ sơ xin COE và hồ sơ xin visa. Mỗi nhóm đều có vai trò quan trọng riêng, thiếu một cũng có thể khiến bạn trượt visa hoặc bị yêu cầu bổ sung mất thời gian.

Việc hiểu rõ mình cần gì, chuẩn bị từ sớm và có sự hướng dẫn bài bản sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ du học Nhật trở nên nhẹ nhàng, dễ đậu ngay từ lần đầu.

Dưới đây là 5 nhóm hồ sơ quan trọng bạn bắt buộc phải có:

1. Hồ sơ học tập

Đây là phần thể hiện năng lực và quá trình học tập của bạn là điều kiện để trường Nhật xem xét cấp giấy mời học (giấy nhập học) và xét tư cách lưu trú.

• Bằng tốt nghiệp THPT (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời)
• Học bạ THPT (bảng điểm 3 năm)
• Nếu đã học cao đẳng/đại học: thêm bằng & bảng điểm tương ứng
• Giấy chứng nhận trình độ tiếng Nhật (JLPT hoặc NAT-TEST nếu có)
• Một số trường yêu cầu thêm thư giới thiệu, bài tự giới thiệu (shiboudouki)

2. Hồ sơ cá nhân

Thông tin cá nhân là yếu tố không thể thiếu để xác minh danh tính, độ tuổi và lịch sử học tập của bạn.

• Hộ chiếu (còn hạn tối thiểu 1 năm)
• Giấy khai sinh
• Căn cước công dân (CCCD)
• Ảnh thẻ khổ 3×4 và 4.5×4.5 (nền trắng, áo có cổ, nghiêm túc)
• Giấy xác nhận dân sự/giấy xác nhận nhân thân do công an địa phương cấp

3. Hồ sơ tài chính

Chứng minh tài chính không chỉ là yêu cầu của trường Nhật mà còn là điều kiện then chốt để được cấp visa, cho thấy bạn đủ khả năng chi trả học phí và sinh hoạt tại Nhật.

• Sổ tiết kiệm đứng tên người bảo lãnh (thường từ 500-700 triệu VNĐ, gửi trước 3-6 tháng)
• Giấy xác nhận số dư ngân hàng
• Giấy tờ chứng minh thu nhập: bảng lương, sao kê, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh…
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người bảo lãnh (giấy khai sinh, hộ khẩu…)

Xem thêm: Chứng minh tài chính du học Nhật – cần bao nhiêu tiền và chuẩn bị thế nào?

4. Hồ sơ xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)

COE là giấy tờ bắt buộc để xin visa du học Nhật. Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ cho trường bên Nhật, trường sẽ đại diện gửi hồ sơ lên Cục Xuất Nhập Cảnh để xin COE cho bạn.

• Bộ hồ sơ học sinh (gồm mục 1-3) + mẫu đơn xin COE theo mẫu
• Hồ sơ trường xử lý (trường Nhật sẽ gửi, bạn chỉ cần hợp tác nhanh chóng)
• Thời gian xét duyệt: khoảng 4-8 tuần

5. Hồ sơ xin visa du học Nhật

Sau khi nhận được COE, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật tại TP.HCM.

• Bản gốc COE + bản photo
• Giấy báo nhập học
• Tờ khai xin visa theo mẫu
• Hộ chiếu gốc
• Ảnh visa (khổ 4.5×4.5)

Gợi ý: Nếu bạn cảm thấy choáng vì khối lượng giấy tờ này, đừng lo, ICOGroup có đội ngũ hỗ trợ làm hồ sơ trọn gói, đảm bảo đúng – đủ – chuẩn từ A–Z.

III. Hồ sơ học tập

Hồ sơ học tập là phần quan trọng bậc nhất trong bộ hồ sơ du học Nhật. Nó không chỉ thể hiện trình độ học vấn của bạn mà còn được dùng để đánh giá tính nhất quán trong quá trình học tập, điều kiện bắt buộc để trường Nhật nộp hồ sơ xin COE cho bạn.

Việc chuẩn bị đầy đủ và trung thực hồ sơ học tập sẽ giúp tránh bị yêu cầu bổ sung, thậm chí bị từ chối COE từ Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản.

Các giấy tờ cần có:

• Bằng tốt nghiệp THPT (nếu chưa nhận bằng, có thể thay bằng giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời)
• Học bạ cấp 3 (lớp 10–11–12) (bản gốc hoặc bản photo công chứng, có xác nhận của trường)
• Bằng và bảng điểm cao đẳng/đại học (nếu có) (nếu bạn đã tốt nghiệp một cấp học cao hơn, vẫn cần nộp đầy đủ)
• Chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có): JLPT N5–N2, NAT-TEST, J-Test, TopJ… Chứng chỉ này sẽ giúp tăng cơ hội được nhận học bổng hoặc miễn giảm kỳ học tiếng tại Nhật.
• Thư giới thiệu hoặc thư tự giới thiệu (shiboudouki): Một số trường yêu cầu học sinh nêu rõ lý do du học, định hướng học tập và công việc sau này.

Lưu ý khi chuẩn bị:

• Nên dịch thuật công chứng toàn bộ hồ sơ sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, tùy theo yêu cầu của trường.
• Bảng điểm nên được trình bày rõ ràng, có dấu mộc đỏ của trường và phòng giáo dục (nếu cần).
• Thư tự giới thiệu nên viết bằng tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh nếu trường yêu cầu), thể hiện rõ mục tiêu và cam kết học tập nghiêm túc.

Xem thêm: Cách viết thư tự giới thiệu khi nộp hồ sơ du học Nhật Bản – mẫu chuẩn và mẹo gây ấn tượng

IV. Hồ sơ cá nhân

Hồ sơ cá nhân là phần giấy tờ giúp xác nhận danh tính, nhân thân, tình trạng pháp lý và quốc tịch của bạn. Dù có thể dễ chuẩn bị hơn so với hồ sơ học tập hay tài chính, nhưng chỉ cần sai sót nhỏ trong thông tin cá nhân cũng có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc bị từ chối.

Vì vậy, hãy đảm bảo mọi giấy tờ cá nhân đều được chuẩn bị đầy đủ, trùng khớp về họ tên, ngày sinh, địa chỉ…, và được dịch thuật – công chứng đúng quy định.

Các giấy tờ cần chuẩn bị:

• Hộ chiếu (passport): Phải còn hạn ít nhất 12 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ. Nếu chưa có, nên làm càng sớm càng tốt.
• Căn cước công dân (hoặc CMND): Dùng để đối chiếu thông tin nhân thân và làm căn cứ dịch thuật các giấy tờ liên quan.
• Giấy khai sinh: Bản sao công chứng, có thể yêu cầu bản dịch tiếng Nhật/tiếng Anh.
• Ảnh thẻ (3×4 và 4.5×4.5): Nền trắng, chụp nghiêm túc, rõ mặt – dùng để dán vào hồ sơ xin COE, visa và hồ sơ nhập học. Mẹo nhỏ: Nên chuẩn bị 10–15 tấm để dùng cho nhiều mục đích khác nhau.
• Giấy xác nhận dân sự (hoặc giấy xác nhận nhân thân): Do công an xã/phường cấp, xác nhận bạn không có tiền án tiền sự.

Lưu ý khi chuẩn bị:

• Tất cả giấy tờ cá nhân nên được photo và công chứng từ 1–2 bản. Sau đó, dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh theo yêu cầu của trường/trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
• Thông tin trên hộ chiếu, giấy khai sinh và học bạ cần thống nhất tuyệt đối. Nếu tên trên hộ chiếu và giấy khai sinh khác nhau (ví dụ thiếu dấu, khác cách viết), cần làm giấy xác nhận tên hoặc điều chỉnh từ sớm.
• Ảnh thẻ phải mới chụp trong vòng 3–6 tháng và đúng theo quy chuẩn ảnh visa Nhật (khác ảnh hộ chiếu thông thường).

V. Hồ sơ tài chính

Dù bạn có học lực tốt hay tiếng Nhật khá, nhưng nếu không chứng minh được khả năng tài chính ổn định, thì nguy cơ hồ sơ bị từ chối COE hoặc trượt visa vẫn rất cao. Bởi lẽ, chính phủ Nhật và các trường muốn đảm bảo rằng du học sinh có đủ điều kiện để chi trả chi phí học tập, sinh hoạt mà không trở thành gánh nặng xã hội.

Do đó, chuẩn bị hồ sơ tài chính càng sớm – càng minh bạch – càng chắc chắn, bạn càng tăng tỷ lệ đậu visa ngay từ lần đầu.

Các giấy tờ chứng minh tài chính cần có

Sổ tiết kiệm

• Số tiền tối thiểu: 500 – 700 triệu VNĐ
• Nên gửi trước ngày nộp hồ sơ ít nhất 3 tháng
• Sổ đứng tên người bảo lãnh tài chính (thường là bố mẹ, anh chị ruột)

Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng

• Do ngân hàng cấp gần thời điểm nộp hồ sơ
• Trùng khớp số tiền với sổ tiết kiệm

Giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh

• Nếu là người làm công ăn lương: Hợp đồng lao động, sao kê lương 6 tháng gần nhất
• Nếu là hộ kinh doanh: Giấy phép đăng ký kinh doanh, tờ khai thuế
• Nếu là nông dân, tiểu thương: Xác nhận thu nhập từ UBND xã/phường

Giấy tờ chứng minh quan hệ bảo lãnh

Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (cho thấy quan hệ cha – mẹ – con hoặc anh chị em ruột)

Lưu ý đặc biệt

• Tuyệt đối không sử dụng hồ sơ tài chính giả, sổ tiết kiệm ảo hoặc tài khoản không rõ nguồn tiền. Nếu bị phát hiện, hồ sơ sẽ bị từ chối vĩnh viễn – ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch du học sau này.
• Trường hợp người bảo lãnh tài chính không phải là bố mẹ ruột, cần giải trình thêm lý do và quan hệ rõ ràng, đồng thời cam kết trách nhiệm tài chính với học sinh.

VI. Hồ sơ xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)

COE – Certificate of Eligibility là một loại giấy tờ do Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản cấp, xác nhận bạn đủ điều kiện cư trú hợp pháp tại Nhật với tư cách du học sinh. Nếu không có COE, bạn sẽ không thể xin visa du học Nhật, dù có thư mời nhập học hay đầy đủ các giấy tờ khác.

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ xin COE chính xác, đầy đủ và đúng quy định là bước quyết định 70–80% khả năng được cấp visa.

Hồ sơ cần nộp để xin COE

Trường Nhật Bản sẽ là đơn vị đứng ra nộp hồ sơ xin COE cho bạn, nhưng bạn cần cung cấp đầy đủ các tài liệu sau:

• Hồ sơ học tập: bằng cấp, học bạ, chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có)
• Hồ sơ cá nhân: hộ chiếu, ảnh thẻ, giấy khai sinh, CCCD
• Hồ sơ tài chính: sổ tiết kiệm, xác nhận số dư, thu nhập người bảo lãnh
• Đơn xin nhập học & đơn xin COE (theo mẫu trường Nhật cung cấp)
• Thư lý do du học (shiboudouki) và cam kết học tập (seiyakusho)

Tất cả giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng theo yêu cầu của trường.

Thời gian xét duyệt COE

• Khoảng 4-8 tuần kể từ khi trường nộp hồ sơ lên Cục Xuất Nhập Cảnh.
• Kết quả được gửi về trường, sau đó trường chuyển COE bản gốc cho học sinh (thường qua EMS).

Thời điểm nộp hồ sơ thường rơi vào tháng 1, 4, 7 và 10, bạn nên chuẩn bị trước ít nhất 4–6 tháng.

Lưu ý quan trọng

Nếu hồ sơ thiếu sót, bạn có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối COE. → Trường hợp bị từ chối, học sinh cần đợi đến kỳ tuyển sinh tiếp theo (chậm 3–6 tháng).

Tỉ lệ đậu COE phụ thuộc vào tính minh bạch tài chính, tính logic trong quá trình học, và khả năng tiếng Nhật (có thể không bắt buộc nhưng là điểm cộng lớn). Sau khi nhận được COE, bạn có thể tiến hành bước cuối cùng: xin visa du học Nhật tại Đại sứ quán.

Tham khảo thêm: COE là gì? Những lỗi khiến bạn bị từ chối tư cách lưu trú tại Nhật Bản

VII. Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Sau khi nhận được COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) từ phía trường Nhật Bản, bạn sẽ bước vào giai đoạn cuối cùng: nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Đây là thủ tục bắt buộc để được cấp thị thực (visa) nhập cảnh hợp pháp vào Nhật với tư cách du học sinh.

Quá trình này tuy ngắn hơn các bước trước đó, nhưng bạn vẫn cần chuẩn bị chính xác – đầy đủ – đúng thời hạn để tránh bị trả hồ sơ hoặc trì hoãn lịch bay.

Hồ sơ xin visa bao gồm:

• COE bản gốc và bản photo
• Giấy nhập học (Letter of Acceptance) do trường Nhật cấp
• Hộ chiếu gốc (còn hạn ít nhất 1 năm)
• 01 ảnh thẻ 4.5cm x 4.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng
• Tờ khai xin visa du học Nhật theo mẫu (có thể tải từ website Đại sứ quán Nhật)
• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (photo)
• Sổ hộ khẩu (photo công chứng) trong một số trường hợp
• Lệ phí visa (khoảng 650.000 – 750.000 VNĐ, tùy thời điểm)

Thời gian xét duyệt

• Thường từ 5–7 ngày làm việc, trừ ngày nghỉ và lễ tết.
• Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian xét có thể kéo dài.

Nơi nộp hồ sơ

• Miền Bắc: Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
• Miền Nam: Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh

Học sinh cần nộp hồ sơ tại đúng khu vực theo hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.

Lưu ý khi nộp visa:

• Đảm bảo mọi thông tin trên hồ sơ trùng khớp tuyệt đối với COE và các giấy tờ đã nộp trước đó.
• Nếu có sự thay đổi (như địa chỉ, người bảo lãnh, thông tin tài chính…), bạn cần cung cấp giấy giải trình rõ ràng.
• Không nên đặt vé máy bay khi chưa có visa chính thức để tránh rủi ro không mong muốn.

Xem thêm: Thủ tục xin visa du học Nhật Bản – kinh nghiệm nộp hồ sơ chuẩn đậu 100%

VIII. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật tưởng như chỉ là sao kê – photo – công chứng, nhưng thực tế, rất nhiều học sinh bị đánh rớt COE hoặc trượt visa vì những sai sót rất nhỏ. Để tránh mất thời gian, tiền bạc và cả cơ hội du học, bạn cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau.

1. Thông tin trên các giấy tờ phải thống nhất tuyệt đối

Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú… phải trùng khớp trên tất cả giấy tờ: hộ chiếu, học bạ, khai sinh, hồ sơ tài chính. Nếu có sự sai lệch nhỏ (như thiếu dấu, viết tắt…), cần làm giấy xác nhận thông tin từ địa phương để giải trình.

2. Không sử dụng giấy tờ giả hoặc chỉnh sửa thông tin

Dù bị từ chối visa vì lý do học lực hoặc tài chính vẫn có thể nộp lại vào kỳ sau, nhưng nếu dùng hồ sơ giả sẽ bị cấm nộp COE vĩnh viễn. Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản và Đại sứ quán có hệ thống đối chiếu rất nghiêm ngặt.

3. Chuẩn bị hồ sơ ít nhất 4–6 tháng trước kỳ nhập học

Học kỳ tại Nhật thường bắt đầu vào tháng 4, 7, 10 và 1 → bạn cần bắt đầu làm hồ sơ từ 6–8 tháng trước đó. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có thời gian xử lý khi phát sinh vấn đề (thiếu chứng chỉ tiếng Nhật, bổ sung tài chính, điều chỉnh thông tin…).

4. Nên nộp hồ sơ qua trung tâm có kinh nghiệm

Với những bạn lần đầu làm hồ sơ, nên chọn trung tâm uy tín như ICOGroup – nơi có đội ngũ chuyên xử lý hồ sơ COE – visa trọn gói. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và tăng tỉ lệ đậu visa lên đến 99–100% ngay từ lần đầu nộp.

5. Cập nhật thông tin thường xuyên từ Đại sứ quán và trường Nhật

Yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi theo từng thời điểm hoặc từng kỳ tuyển sinh. Bạn nên theo dõi thông báo chính thức từ:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
• Trang tuyển sinh của trường bạn dự định nhập học

IX. Hồ sơ du học Nhật: Nên tự làm hay qua trung tâm?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều bạn trẻ và phụ huynh băn khoăn khi bắt đầu hành trình du học Nhật. Trong khi một số người lựa chọn tự chuẩn bị để tiết kiệm chi phí, thì phần lớn vẫn tin tưởng gửi gắm hồ sơ cho các trung tâm du học chuyên nghiệp. Vậy đâu là lựa chọn tối ưu?

Tự làm hồ sơ – phù hợp với ai?

Việc tự làm hồ sơ chỉ phù hợp với học sinh có đủ những điều kiện sau:

• Tiếng Nhật từ N3 trở lên (để hiểu và điền giấy tờ, giao tiếp với trường)
• Có kinh nghiệm xử lý hồ sơ du học hoặc từng đi Nhật
• Am hiểu quy trình xin COE, visa, cập nhật chính xác thông tin từ Đại sứ quán
• Có người thân hoặc bạn bè đang sống tại Nhật để hỗ trợ khi cần

Tự làm hồ sơ giúp tiết kiệm chi phí dịch vụ, nhưng rủi ro cao hơn, dễ bị sai sót, mất thời gian, trượt COE hoặc visa nếu không nắm rõ quy định.

Làm hồ sơ qua trung tâm – giải pháp an toàn và hiệu quả

Với học sinh lần đầu tiếp xúc với thủ tục du học, lựa chọn trung tâm uy tín là giải pháp thông minh và tiết kiệm thời gian nhất:

• Được tư vấn lộ trình phù hợp với học lực và tài chính
• Hồ sơ được kiểm tra – hoàn thiện – dịch thuật đúng chuẩn
• Hạn chế tối đa sai sót giấy tờ → tăng tỷ lệ đậu visa ngay lần đầu
• Có đội ngũ chuyên trách làm việc trực tiếp với trường Nhật → cập nhật nhanh tiến độ COE, visa
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, đưa đón sân bay, tìm ký túc xá, hỗ trợ sau khi sang Nhật

Tại ICOGroup, mỗi học sinh được theo sát bởi một chuyên viên hồ sơ riêng, đảm bảo quy trình minh bạch, cam kết đúng tiến độ và hiệu quả hồ sơ.

Nếu bạn muốn du học Nhật nhanh – chuẩn – ít rủi ro, hãy lựa chọn trung tâm uy tín có nhiều năm kinh nghiệm như Du học Nhật ICOGroup – nơi đã đồng hành cùng hàng ngàn học sinh bước ra thế giới.

Lời kết

Hồ sơ du học Nhật không chỉ là những tờ giấy thủ tục, đó chính là tấm gương phản chiếu quá trình học tập, định hướng và sự nghiêm túc của bạn đối với con đường du học. Chuẩn bị đúng, đủ và trung thực ngay từ đầu không chỉ giúp bạn đậu visa dễ dàng, mà còn tránh được vô số rắc rối sau này.

Nếu bạn đang còn băn khoăn, lo lắng không biết bắt đầu từ đâu, hay cảm thấy áp lực với hàng loạt giấy tờ cần chuẩn bị – hãy để ICOGroup đồng hành cùng bạn. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi không chỉ là đơn vị tư vấn, mà còn là người bạn đồng hành tận tâm trên từng chặng đường du học của bạn.

Du học Nhật ICOGroup – Nơi chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, đúng luật và đúng hướng.

Liên hệ ngay Du học Nhật Bản ICOGroup để được tư vấn miễn phí tốt nhất!

• Hotline/Zalo: 0329 013 013
• Email: quynhnn@icogroup.vn
• Website: https://duhocnhatico.edu.vn/
• Fanpage: https://facebook.com/DuhocNhatbanICOGroup/